부가가치세는 납세자와 담세자가 다른 간접세다. 이러다 보니 사업자들이 내가 내는 세금으로 착각하지만 실질적으로 소비자에게 받아서 내는 세금이다. 즉 음식값에 부가가치세가 포함돼 있고 매출에 10%에서 내가 매입한 식재료등의 부가세를 공제하는 세금이다. 개인 음식점의 경우 일반적으로 매출 대비 납부비율은 3~4%정도다. 하지만 막상 부가가치세를 내려고 보면 부가가치세를 내는 게 쉬운 일은 아니다. 매출금액이 그날그날 들어오는 경우 부가가치세를 관리하지 못한다면 한번에 큰돈을 내는 것은 매우 부담스러운 일이다.

법정증명서류(적격증빙)란?
모든 사업자는 사업규모에 따라 각종 증명서류를 받아 이를 근거로 장부에 기록하고 증명서류를 보관해야 한다. 여기서 증명서류는 법에서 정하는 적격증빙서류로 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 등을 의미한다. 증명서류를 수취하는 목적으로 부가가치세 환급 시 법정증명서류를 수취하지 않으면 부가가치세 공제되지 않는다. 법정증명 서류를 수취해야한다면 당연히 소득세 비용으로 인정해 준다. 즉, 법정증명서류가 거래 관계가 확실하기 때문에 부가가치세 공제가 가능하고 법정증명서류가 아니라면 부가가치세 공제는 불가능하다. 하지만 소득세의 경우 지출비용이 사업과 관련성이 있고 관련 서류를 구비한다면 비용으로 인정해 준다는 점에서 부가가치세와 소득세 비용처리의 차이점이 있다.

법정증명서류(적격증빙)의 종류
1. (전자)세금계산서와 계산서
사업자 간 일반적으로 거래를 증명하는 증빙서류는 세금계산서와 계산서가 존재한다. 세금계산서의 경우 일반 과세자가 발급하는 증명서류고 계산서는 면세사업자가 발급하는 증명서류다. 신용카드매출전표를 발급한 경우 즉 신용카드나 체크카드로 물품을 구매하거나 사업 관련 비용을 지급한 경우 세금계산서 발급은 하지 않아도 된다. 신용카드 대신 현금영수증을 발급해도 동일하다. 다만, 현금영수증의 경우 사업자용 지출증빙을 사업자번호를 입력하는데 근로자 소득공제용인 전화번호를 입력하는 경우 부가가치세 공제가 안 될수 있으므로 주의해야 한다. 또한, 최근에는 세금계산서와 계산서가 전자세금계산서와 전자계산서가 발급되고 있어 예전에 비해 수취·관리가 편해졌다.

2. 원천징수이행상황신고서 및 지급명세서
정직원의 급여를 지급하는 경우, 급여 지급 다음 달 10일까지 원천세를 신고 즉 인건비 신고를 해야 한다. 외식업의 경우 통장에서 단지 급여를 지급하거나 4대 보험을 낸다고 해서 인건비 신고가 되는 것이 아니다. 정확하게 직원에게 지급한 금액을 세무서나 홈택스 혹은 세무대리인을 통해 원천세 신고를 완료해야 법정증명서류인 인건비 신고가 완료되는 것이다. 인건비 신고는 부가가치세에 영향을 미치지 않지만 소득세 비용으로 인정된다. 만약 종업원을 고용하고 인건비 신고를 하지 않으면 인건비를 비용으로 인정받지 못할 뿐더러 고용노동부의 과태료 대상이니 인건비 신고에 유의해야 한다.

일용직의 경우 또한 일당을 지급한 달의 다음 달 10일까지 원천세신고를 해야 하고 일용직의 경우 분기의 끝나는 달 다음 달 10일까지 ‘일용근로소득 지급명세서’를 제출해야 한다. 만약 지급명세서 미제출 시 1%의 가산세가 부과되니 분기별로 일용관련 인적사항 및 금액을 세무서에 신고해야 한다.

3. 법정증명서류 외 서류 – 간이영수증, 거래명세서
간이영수증의 경우 법정증명서류가 아니므로 소득세 비용처리는 가능하나 부가가치세 공제는 되지 않는다. 또한 거래명세서의 경우 기업 간 거래를 하고 그에 따른 상세한 내역을 기록한 문서지만 거래명세서는 소득세 비용처리도 되지 않고 부가가치세 공제도 되지 않는다. 단지, 기업 간의 거래만을 확인하는 명세서다. 보통의 경우 간이영수증이나 거래명세서만 제시하고 추후 부가가치세를 추가로 요구하는 경우가 많다. 법정증명서류가 되기 위해서는 부가가치세를 부담하고 세금계산서나 아니면 면세거래의 경우 계산서로 다시 발급을 받아야 한다. 대부분 외식사업자들은 부가가치세 10%를 부담스러워하지만 내가 부담하는 부가가치세는 환급이 되므로 꼭 부가가치세 10%를 부담하거나 계산서를 요청해야 법정증명서류로서 효력이 있음에 유의해야 한다.

법정증명서류(적격증빙)의 비용인정 여부
법정증명서류는 지출증빙을 정확히 수취해 거래관계를 명확하게 하는 것이다. 법정증명서류(적격증빙)에는 세금계산서나 신용카드매출전표 등 거래상대방이 확실하기 때문에 부가가치세 공제나 소득세 비용으로 인정해 준다. 계산서의 경우 부가가치세 부담이 없기 때문에 일반거래에서는 부가가치세 공제가 되지 않는다. 다만, 외식업의 경우 야채, 고기 등 면세품목을 받는 경우 의제매입세액공제를 해준다. 개인외식업자는 7.4%, 법인외식사업자는 5.66% 부가가치세 공제를 받을 수 있다. 간이영수증의 경우 법정증명서류 외 서류로 부가가치세 공제는 불가능하지만 3만 원 이하 거래에서는 소득세에서 비용으로 인정해 주고 있다. 다만, 간이영수증의 3만 원 초과 거래에 대해서는 증빙불비가산세가 부과됨에 유의해야 한다. 거래명세서의 경우 기업 간 거래를 확인하는 단계에서 발생하는 명세서로 법정증명서류는 아니다. 따라서 부가가치세 환급이나 소득세비용으로 인정되지 않으므로 주의해야 한다. 인건비를 신고하는 경우 부가가치세 공제는 받을 수 없으나 소득세 비용처리가 가능하다. 외식업에서 인건비 차지하는 비중이 20% 이상인 만큼 인건비 처리는 꼭 해야 한다.