외식업 오너들이 헷갈려 하는 부분 중 하나는 세금의 종류와 증빙에 대해서다. 부가가치세의 경우 법정증빙서류가 없다면 공제받지 못한다. 그래서 꼭 법에서 정한 세금계산서 등 법정증빙서류가 있어야 한다. 하지만 종합소득세의 경우 사업 관련성을 입증한다면 법정적격증빙이 아니더라도 종합소득세 비용처리가 가능하다.
예를 들어 직원이 식사 후 받아오는 간이영수증은 부가가치세 공제 대상은 아니지만 종합소득세 비용 대상이 된다. 여기서 말하는 법정적격증빙이란 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증(지출증빙)으로 거래 상대방을 확인하고 사용한 비용을 확인할 수 있는 서류를 말한다.
법정적격증빙서류란?
세법에서 모든 사업자는 사업 규모에 따라 각종 증명서류를 받아 이를 근거로 장부에 기록하고 법정증명서류를 보관해야 한다. 여기서 법정증명서류는 법에서 정하는 적격증빙서류로 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 지출증빙 현금영수증 등을 의미한다. 법정증명서류를 수취하는 이유는 부가가치세 공제 및 환급 시 법정증명서류를 수취하지 않으면 부가가치세 공제 및 환급이 되지 않기 때문이다. 따라서 법정증명서류를 수취하는 것은 부가가치세 공제 및 종합소득세 비용 처리가 가능하다는 것이다. 법정증명서류로 거래 상대방 확인이 가능하고 거래 관계가 확실하기 때문에 부가가치세를 환급 받을 수 있는데 법정증명서류 외 서류로 예를 들어 간이영수증 등과 같은 것은 부가가치세 공제 및 환급이 불가능하다. 하지만 종합소득세의 경우 지출비용이 사업과 관련성이 있고 관련 서류를 구비한다면 비용으로 인정해 준다. 다만, 간이영수증 등 법정적격증빙서류가 아닌 경우 물품가액에 2%의 증빙불비 가산세가 부과되며 간이영수증의 경우 3만 원을 초과하는 금액에 대해서 가산세가 부과된다.
법정적격증명서류의 종류
- 세금계산서 및 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증
사업을 하는 사업자 간 일반적으로 거래를 증명하는 증빙서류로 세금계산서와 계산서가 존재한다. 세금계산서의 경우 일반과세자가 발급하는 증명서류고 계산서는 면세사업자가 발급하는 증명서류다. 신용카드매출전표를 발급한 경우, 즉 대표자 명의 신용카드나 체크카드로 물품을 구매하거나 사업 관련 비용을 지급한 경우 세금계산서 발급은 하지 않아도 된다. 또한 대표자 명의 신용카드는 홈택스에 등록해야 사업용 신용카드로 인정되며 대표자 명의 신용카드나 체크카드는 50개까지 등록 가능하다.
사업용 물품구입 후 신용카드 대신 현금을 지급하는 경우 현금영수증을 발급해도 된다. 종종 세금계산서나 현금영수증의 차이를 물어 보지만 법정증명서류 상 둘은 동일하다. 다만, 현금영수증의 경우 사업자용 지출증빙을 발급받아야 한다. 즉 사업자번호를 입력해야 부가가치세 등 공제가 가능하다. 만약 근로자 소득공제용인 전화번호를 입력하는 경우 부가가치세 공제가 되지 않기 때문에 주의해야 한다.
- 원천징수이행상황신고서 및 지급명세서
정직원의 급여를 지급하는 경우 급여 지급 다음 달 10일까지 원천세 신고 즉 인건비 신고를 해야 한다. 외식업의 경우 통장에서 단지 급여를 지급하거나 4대 보험을 낸다고 해서 인건비가 신고되는 것이 아니다. 정확하게 직원에게 지급한 금액을 세무서나 홈택스 혹은 세무대리인을 통해 매달 원천세 신고를 진행하고 매달 사업소득(3.3%) 지급명세서를 제출하며 정직원의 4대보험도 연말정산(근로소득지급명세서)까지 제출을 완료해야 법정증명서류인 인건비 신고가 마무리된다.
인건비 신고는 부가가치세에 영향을 미치지 않지만 종합소득세 비용으로 인정된다. 대부분 외식업 사장님들이 인건비를 부가가치세 공제와 혼돈해 공제가 된다고 생각하지만 인건비는 별도 부가가치세에 영향을 미치지 않는다. 만약 종업원을 고용하고 인건비 신고를 하지 않으면 인건비를 비용으로 인정받지 못할뿐더러 고용노동부의 과태료 대상이 되니 인건비 신고에 유의해야 한다. 일용직의 경우 또한 일당을 지급한 달의 다음 달 10일까지 원천세 신고를 해야 하고 일용직의 경우 급여를 지급한 달의 다음 달 말일까지 ‘일용근로소득 근로내역 확인서 및 지급 명세서’를 매달 제출해야 한다. 만약 지급명세서를 제출하지 않으면 근로소득은 1%, 일용직은 0.25%의 가산세가 부과되므로 매달 일용 관련 인적사항 및 금액을 세무서에 신고해야 한다.
- 법정증명서류 외 서류: 간이영수증, 거래명세서
간이영수증의 경우 법정증명서류가 아니므로 소득세 비용처리는 가능하나 부가가치세 공제는 되지 않는다. 또한 거래명세서의 경우 기업 간 거래와 그에 따른 상세한 내역을 기록한 문서지만 소득세 비용처리가 되지 않고 부가가치세 공제도 되지 않는다. 단지, 기업 간의 거래만을 확인하는 명세서다. 보통의 경우 간이영수증이나 거래명세서만 제시하고 추후 부가가치세를 추가로 요구하는 경우가 많다.
법정증명서류가 되기 위해서는 부가가치세를 부담하고 세금계산서 또는 면세거래의 경우 계산서로 다시 발급받아야 한다. 대부분 외식사업자들은 부가가치세의 10%를 내는 것을 부담스러워하지만 내가 부담하는 부가가치세는 공제가 되므로 꼭 부가가치세 10%를 부담하거나 계산서를 요청해야 법정증명서류로써 유력이 있음에 유의해야 한다.
지출증빙서류의 비용인정 여부
법정증명서류는 지출증빙을 정확히 수취해 거래관계를 명확하게 하는 것이다. 법정증명서류에는 세금계산서나 신용카드매출전표 등 거래상대방이 확실하기 때문에 부가가치세 환급이나 공제가 가능하며 종합소득세 지출비용으로 인정해 준다. 계산서의 경우 부가가치세 부담이 없기 때문에 일반거래에서는 부가가치세 공제되지 않는다. 다만, 음식점의 경우 야채, 고기 등 면세품을 받는 경우 의제매입세액공제로 개인 음식점의 경우 반기 매출 2억 원을 초과하는 경우 8/108(7.4%), 반기 매출이 2억 이하인 경우 9/109(8.257%), 법인 음식점은 6/106(5.66%) 부가가치세를 공제받을 수 있다. 간이영수증의 경우 법정증명서류 외 서류로 부가가치세 공제 및 환급은 불가능하지만 3만 원 이하 거래에서는 종합소득세에서 비용으로 인정해 주고 있다.
다만 간이영수증의 3만 원 초과 거래에 대해서는 증빙불비가산세가 부과됨에 유의해야 한다. 거래명세서의 경우 기업 간 거래를 확인하는 단계에서 발생하는 명세서로 법정증명서류는 아니다. 따라서 부가가치세 공제나 환급이 안되므로 법정증명서류인 세금계산서나 계산서를 요청해야 한다. 거래명세가 종합소득세비용으로 인정되지 않으므로 주의가 필요한 것이다. 인건비를 신고하는 경우 부가가치세 공제는 받을 수 없으나 종합소득세로 비용처리가 가능하다. 외식업에서 인건비 비중이 25% 정도 차지하고 있으므로 관리상 중요하다고 볼 수 있다.
주의 사항 1. 음식점이 계산서 받는 경우 개인 8/108 또는 9/109, 법인 6/106 공제 가능함.
2. 현금영수증은 사업자번호인 지출증빙용으로 받아야 함.
