40년 역사를 자랑하는 명동의 터줏대감, 호텔 프린스가 호텔정보시스템, PMS(Property Management System)를 개발, 론칭했다. 다양한 온라인 채널들과 실시간 연계를 통한 스마트 웹 기반의 통합 호텔 관리 솔루션, ‘Cody, the Manager’(이하 Cody)가 그것으로 비즈니스 호텔에 최적화된 프로그램인 만큼 최근 오픈하는 호텔들의 높은 관심을 받고 있다.

취재 서현진 기자 | 사진 조무경 팀장

유저가 직접 개발한 PMS, 만족도 높아
호텔 프린스는 점점 경쟁이 치열해지는 호텔산업에서 차별화된 가치 창출을 위해 고심하던 중 PMS 프로그램에 주목했다. 기존에 호텔 프린스가 사용하던 PMS가 서비스의 한계가 많고 특히 변화하는 시장상황, 호텔 트렌드 서비스에 부합하기 어려우며 개별 호텔 규모와 환경에 잘 맞지 않아 직접 자사 호텔에 맞는 PMS를 개발하게 된 것. 호텔 프린스 IT사업부의 남석우 이사는 “일본의 경우만 보더라도 PMS의 종류가 100가지가 넘지만 우리나라의 경우 선택의 폭이 제한돼 있어 관련 시장이 척박한 것이 사실”이라고 귀띔하고 “그러한 상황에서 기성화된 PMS를 호텔 상황에 맞게 커스터마이즈하기에 한계를 느꼈고, 호텔에 PMS를 맞추는 것이 아니라 PMS에 호텔 업무를 맞춰야 하는 상황이 안타까워 프로그램을 직접 개발하게 됐다.”며 Cody의 개발 취지를 밝혔다. IMC팀의 오재환팀장은 “한정된 자원을 최대한 효율적으로 활용해야 하는 한국 Business Hotel에 최적화하기 위해 불필요한 기능은 배제하고 다양한 외부 솔루션들과의 연동을 통해서 효율성을 극대화한 PMS.” 이라고 강조했다.
이렇게 유저의 편의성, 확장성, 인터넷 기반 등 장점을 갖춘 PMS를 개발한 후 주위 호텔에 소개했더니 반응이 매우 좋았다고. 그동안 호텔 업무를 하면서 느꼈던 가려운 곳을 Cody가 시원하게 긁어줬기 때문이다. 그러면서 프로그램 론칭과 함께 판매도 이루어져 호텔 프린스의 새로운 가치를 창출하는 신규 사업이 됐다.
“IT 사업의 경우 AS 문제 등 오너 입장에서 사업의 지속성을 매우 중요하게 생각하는데 호텔 프린스의 튼튼한 재무구조와 오너의 강력한 의지가 있어 IT 사업을 지속적으로 확대할 수 있을 것”이라고 전하는 운영팀 김정웅 차장은 “사업설명회를 하면 PMS에 대한 만족도가 높고 또한 호텔 프린스에 대한 신뢰도가 높아 시장에서 좋은 성과를 이끌어 낼 수 있을 것”이라고 덧붙였다.

Cody, 다양한 장점으로 업무의 효율성 높여
Cody의 장점을 좀 더 구체적으로 살펴보자면 Cody는 사용자가 만든 PMS이기에 또 다른 사용자의 니즈를 잘 이해할 수 있으며, 이에 대한 대안 제시까지 가능한 PMS이다. 한 예로 Cody가 최근에 계약한 호텔은 객실수가 약 250객실 이면서 별도의 예약실 없이 프론트데스크에서 예약업무를 병행하는 것으로 내부방침이 세워져 있었다. 따라서 프론트데스크에서 빠른 체크인 업무를 소화해야 하는 필요성이 대두돼 PMS에서 등록카드가 출력되도록 커스터마이즈했으며, 하반기에는 고객이 사인패드에 사인만 하면 종이로 된 등록카드 없이 체크인이 가능한 솔루션이 개발돼 현장 배치될 예정이다. 사용자의 니즈를 Paperless로 풀어낸 결과이다.
Cody는 모바일을 통해 이뤄진다는 장점이 있다. 룸메이드들은 스마트폰을 통해 당일 자신에게 할당된 객실 내역, 해당 객실의 재실 현황, Special Request 등의 정보를 실시간으로 확인할 수 있으며, 특이사항, 청소 진행 상황, 요청사항 등의 정보를 실시간으로 해당 팀 또는 직원에게 전달할 수 있다.
게다가 통합운영시스템이기 때문에 호텔을 구성하고 있는 여러 분야의 업무가 Cody를 중심으로 이루어지며 각 부서는 웹과 모바일을 통해 정보 공유 및 협업이 가능하다. 웹 기반으로 제작됐기 때문에 시스템의 큰 틀을 벗어나지 않는 범위에서 호텔별로 원하는 기능과 보고서 형식이 커스터마이징 가능하며 복수 호텔을 운영할 경우 호텔별 실적과 비용 등의 정보를 하나의 페이지에서 비교 분석이 가능해 경영진의 의사결정에 도움을 준다. 특히 검색된 데이터를 사용자가 원하는 방식으로 변경 가능한 Self Custmizing 기법이 적용, 경영진의 올바른 의사결정과 실무진의 업무 효율성을 높이는데 도움이 되는 Report를 제공하고 있다.
Cody는 또한 CMS(Channel Management System)와 연동된다. 예약 시스템이 연동되는 TL-린칸의 CMS(Channel Management System)는 일본 내의 3400여 개 숙박업소에서 사용 중이며 약 70여 개의 OTA사들과 연동되는 안정성과 운영력이 검증된 CMS인데 이러한 TL-린칸의 CMS가 Cody와 연동돼 OTA에서 발생되는 예약이 정확하고 간단하게 Cody System에 반영된다. 이밖에 여러 OTA의 Allotment를 쉽고 간편하게 관리해 수립된 가격정책을 쉽고 기민하게 반영할 수 있다.
무엇보다 사용자들의 편의성을 높이기 위한 노력이 돋보인다. 메일 시스템이 Cody와 연동돼 예약 등록 작업과 고객 질문 사항을 하나의 화면에서 바로 처리 가능토록 하고 모바일을 통해 팀 간 실시간 정보 교환 및 룸메이드들이 실시간으로 객실 현황과 객실 상태를 확인할 수 있으며 판촉 담당자들이 외부에서 모바일로 재고 현황 파악할 수 있도록 했다. 복수 사용자 개인별로 단축키 설정으로 페이지 접근성이 쉬우며 단축키 활용 통한 업무 효율성을 높였다.
마지막으로 예약부터 체크아웃 이후까지 고객 관리 기능을 통해 해당 고객의 기본정보, 성향, 투숙기록 등의 파악 및 입력이 쉬우며 이를 토대로 적절한 고객 대응이 가능하고 단기간에 사용자가 적응, 쉽게 사용할 수 있도록 직관성, 일관성, 일체성, 연속성을 고려해 개발된 것이 바로 Cody이다.

다양한 버전의 Cody 개발할 터
호텔 프린스의 남석우 이사는 “급진적인 IT 환경의 변화로 일상생활에서 IT는 큰 비중을 차지하게 됐고 호텔 예약 또한 On-line으로 빠르게 변화했으며 이는 더욱 빠르게 변화될 것”이라고 말하고 “Cody는 이러한 변화에 맞추어 개발된 시스템”이라고 강조한다. 앞으로 호텔 프린스 IT사업부는 고객들의 니즈를 파악해 시스템의 지속적인 진화를 통해 완성도를 높이고 지속적인 개발을 통해 타 시스템과의 연동 영역을 확대하며 다양한 버전으로 Cody를 개발한다는 계획이다.
www.codymanager.com
IMC 오재환팀장 010-8402-5779

<2015년 7월 게재>