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이경훈

[이경훈의 Hotel Inspection] 미화창고와 보관

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이번 호에서는 우리가 가장 많이 사용하고 있는 창고에 대해 알아보자. 최근 코로나19로 인해 청소와 소독, 린넨 관리 등 해야 할 업무가 폭증하면서 지금 청결업계는 가장 피로도가 높은 시기다. 이러한 피로도를 조금이나마 낮추기 위해 우리가 사용하는 장비, 재료, 소모품을 보관하는 장소인 창고를 잘 관리한다면 미화재료, 장비로 인한 교차감염을 예방하고 효율성이 증대돼 담당자들의 업무를 조금이나마 줄일 수 있을 것이다. 매일 사용하는 창고의 관리가 청결하지 못하거나 정돈돼 있지 않고 보관장소가 없다면 청결관리에서 생산성과 사기가 낮은 것을 의미한다. 청결관리자는 적절한 창고시설의 필요성에 대해 경영진을 설득해야 하고 창고시설이 적절히 유지되고 있는지 확인해야 할 것이다.

 

 

미화카트, 탕비실 및 선반
만약 미화원이 청소업무를 위해 필요한 장비나 소모품 때문에 먼 거리를 이동한다면 피로도가 증가하고 생산성도 저하될 것이다. 이러한 것을 방지해 주는 것이 미화 카트다. 미화 카트는 건물의 특성과 역할에 따라 달라지게 된다. 호텔, 병원, 사무실, 쇼핑몰 등 건물의 역할은 다양하다. 여러 가지 종류가 있지만, 필자가 가장 중요하게 생각하는 부분은 소음의 정도다. 일부 소형 카트를 제외하면 모든 카트에는 바퀴를 장착하게 된다. 특히 호텔과 병원의 경우 카트가 이동하면서 생성되는 소음의 정도는 바퀴의 품질에 따라 상당한 차이가 발생한다. 카트의 기능성과 보관규격은 각 건물에 따라 적합하게 정하고 소음도가 적은 카트의 선택으로 고객과 작업자 모두에게 피로도를 낮출 수 있도록 구매 시 꼭 적용해야 할 것이다. 또한 카트는 모든 청소장비와 재료, 소모품을 보관하는 이동 창고이기도 한다. 그러므로 사용 후 교차감염 예방을 위해 깨끗하게 닦고 소독하는 것이 기본이다. 특히 화장실 같이 감염요인이 많이 곳에 사용된 장비나 재료들은 반드시 카트 내부에서도 별도로 구별해 보관해야 한다.

 

탕비실은 위치가 가장 중요하다. 위치를 잘 잡아야 편의성과 시간을 절약해 생산성을 향상시킬 수 있다. 사용되는 모든  미화자재에도 이름을 올바르게 표기해 진열해야 한다. 각 진열되는 품목은 미리 장소를 마련해 그곳에 보관해야 한다. 이렇게 하면 효율성을 향상시키고 소모품의 손실을 막을 수 있다. 각 선반에는 번호를 지정해 누구든 쉽게 볼 수 있도록 명확하게 표시한다. 선반 보관에서 가장 중요한 사항은 안전이다. 만약 자신의 허리 높이보다 높은 곳에 청소약품을 보관한다면 올리고 내리는 작업을 반복할 경우 뚜껑이 열려 안전사고로 이어질 수 있으므로 반드시 약품은 허리 높이 아래에 보관하도록 하자. 사용하지 않을 때는 문을 닫고 잠가 둬야 하고 관리자는 창고 관리자를 지정해 담당자에게만 열쇠를 주는 것이 좋다. 그러나 이런 인력이 없을 때는 미화원 중 1명을 고려할 수도 있다. 또한 해당 미화원과 관리자는 창고의 모든 재고를 기록해 공급될 모든 미화자재에 차질이 없도록 해야 할 것이다.

 

창고의 필요성
창고지역은 공급기능의 핵심이다. 창고에는 대형장비를 포함한 모든 소모품이 보관돼 있기 때문이다. 필요한 창고의 규모가 얼마인지의 결정은 관리자가 하지만, 어떤 건물의 경우는 이러한 공간이 제공되지 않은 곳 도 있는데 이 경우 상당한 불편함이 따른다. 필자가 국내 건물들의 창고를 경험한 것을 설명하면 사용 공간이 협소한 경우도 있지만 설계 초기에 필요한 공간을 설정하지 않은 경우가 대부분이었다.

 

건물주 입장에서는 호텔의 객실과 임대공간을 늘리기 위해 미화창고에 대한 부분을 간 과하는 경향이 있다. 그러나 이러한 생각은 단기간에 수입을 창출할 수있을지 몰라도 50년 동안 사용할 건물의 관리 비용을 상승시키는 결과  를 초래하게 된다. 그렇다면 어떤 부분에서 비용이 발생하게 되는지 아래 사항을 보자.

 

•청결작업과 관련한 이동 동선 증가로 더 많은 인원 필요
•협소한 보관 장소로 인한 잦은 구매로 행정비용 손실과 원가 상승
•소모품의 관리 한계로 인한 비용 상승
•비상계단이나 비상구를 사용한 보관으로 인한 벌금 부과
•여기저기 보관되는 소모품과 재료로 인한 건물 청결 이미지 감소

 

만약 창고가 완비돼 있지 않아 미화원을 1명 더 채용한다면 50년 동안의 인건비는 최소 15억이 된다. 그렇다면 건물의 미화창고 1곳의 건축비용이 15억이나 들어갈까? 생각해 볼 일이다. 이 부분에 있어 만약 건물이 1등급이라면 임대료 수익 부분이 더 클 것이라고 반론하는 이도 있을 수 있지만 그렇다면 필자는 이렇게 답하고 싶다. 미화창고 없이 이곳저곳 더럽고 정리돼 있지 않은 건물이 1등급 건물인지 말이다. 상급의 건물일수록 미화창고는 더 중요하다. 미화전문가는 새로운 건물의 관리를 시작하는 경우 아직 창고 공간이 할당되지 않았다면 이러한 요구사항을 반드시 알려 고객과 소통해야 할 것이다.

 

창고의 크기에 관해서는 창고 면적이 전체 건물 크기의 일정한 백분율이어야 한다는 공식은 없다. 크기와 레이아웃의 결정은 필요에 따라 달라질 수 있을 것이다. 미화부서에 필요한 실제 공간은 얼마인지, 미화원의 개별창고를 어떻게 해야하는지는 유연하게 결정돼야 한다. 만약 이런 시설이 불가능하다면 미화원이 카트를 잘 꾸며야 할 것이다. 카트도 하나의 창고가 될 수 있다는 것도 알아두자.

 

 

고관리와 기록
효과적인 재고관리는 비용과 관리의 관점에서 미화부서 의 효율적인 운영 요건이 될 것이다. 소모품과 재료가 터무니 없이 낭비되는 것을 방지하는 것 외에도 엄격한 통제를 통해 모든 미화 관련 물품들은 관리돼야 할 것이다. 그러기에 재고관리에서 가장 중요한 것은 기록이다. 이것은 관리자의 기본적인 업무로 모든 것을 컴퓨터에 보관해 관리해야 한다는 사실은 모두 다 알고 있을 것이다.

 

재고파악할 때 가장 효율적인 방법은 제일 처음으로 실시하는 재고파악이다. 정확히 실시한 첫 회의 재고파악에 그 다 음 입고되는 물품을 엑셀에 더하거나 반출되는 물품을 빼기 만 하면 데이터 관리가 효율적으로 가능하다. 또한 이러한 기록에는 제품 이름, 공급업체 이름, 보유한 최소 재고량, 마지막 주문 수량 및 월 평균 사용량이 표시돼야 한다. 이 모든 것을 한 번에 볼 수 있도록 프로그램을 만들고 사용하게 된다면 보다 진보적인 재고관리가 될 수 있다. 회사의 규모가 큰 경우 별로도 사용하고 있는 프로그램이 있을 수 있고 소규모 회사에는 엑셀을 이용해도 무방하다. 어떠한 규모든 컴퓨터로 기록, 보관하는 업무가 중요하다. 물품이 공급되고 나면 한달 사용량이 얼마나 되는지 관리자는 면밀하게 모니터링해야 한다. 예를 들어, 창고관리자는 제품의 남용을 감시해야 한다. 특히 물품의 남용은 신입사원이나 교육을 받지 못한 미화원들에게 주로 발생한다.

 

각 물품 사용에 대한 올바른 절차를 미화원에게 교육하고 알리는 것은 관리자의 책임이다. 그러기에 관리자는 모든 들어오는 물품을 보관하기 전 주의 깊게 살펴봐야 한다. 다른 측면의 관리영역은 안전이다. 우리가 사용하고 있는 모든 약품의 대부분이 액체 형식으로 돼 있어 유출, 누출, 파손 또는 부패를 방어하는 것도 창고관리의 기본업무라는 것을 잊지 말자. 또한 물, 동파, 온도 또는 오염에 의해 손상되지 않도록 재료와 소모품, 장비를 보관해야 하는 것도 중요하다. 다음의 사항에서 창고물품의 기본적인 보관 방법을 소개한다.

 

•가장 많이 사용하는 물품은 쉽게 가지고 갈 수 있는 곳에 보관한다.
•휘발성 유기 화합물이나 강한 산성의 약품은 가장 아래에 보관한다.
•산성약품은 철재 자재로 만들어진 곳에 보관하지 않는다.
• 바닥왁스처럼 무거운 것들은 별도의 팔레트에 보관하고 2단 이상 쌓지 않는다.
•종이류의 보관은 습기가 없는 곳에 보관한다.
• 약품을 보관하는 선반의 경우 비상유출을 대비하기 위해 바닥에 흡수가 잘되는 것을 놓거나 
  선반 아래부분에 받침대를 설치한다.
• 모든 물품에는 표기를 하는데 특히 청소약품은 위험물 표기를 하고 MSDS를 비치한다.
• 빗자루와 같이 브러시 형태의 물품들은 바닥에 세워서 보관하지 말고 벽에 걸에서 약간 띄워서 보관한다.
• 친환경 자재로 만들어진 물품(대 빗자루, 수수 빗자루 등)은 벌레가 생길 수 있으니 보관 시 좀약이나 
  해충제거약품을 뿌려서 보관한다.

 

다음의 재고관리 서식을 보고 각자의 조직에 맞게 작성해 보자.

 

미화자재와 소모품 배분
배분을 하는 방법은 두 가지 방법이 있는데 가져다 주는 방법과 직접 와서 수령하게 하는 방법이 있다. 첫 번째 방법에서 관리자는 중앙창고에 재고기록지와 반출지를 놓고 하루에 건물에 필요한 물품의 양을 관련 담당자에게 지시, 각각의 미화원에게 전달하는 방법이다. 이 방법은 주로 대형 건물의 경우 해당될 것으로 장점은 중앙에서 모든 물품을 관리해 의미 없는 장비를 줄이고 담당자가 미화원이 어떠한 종류에 세제와 재료를 사용하는지 확인하는 과정에서 빈번히 사용되는 것과 그렇지 않은 것을 대비해 가며 미화원의 청소방식을 간접적으로 알 수도 있다는 점이다.

 

관리자가 물품을 직접 현장에 가져다주면 현장과 미화원 창고를 자연스럽게 확인하는 과정에서 간접적인 인스펙션이 가능, 관리자의 검사업무와 품질관리 측면에서 장점이 있다. 다른 방법으로는 미화원이 직접 수령하는 방법이다. 이는 주로 소규모 사업장에서 효과적이며 장점은 미화원과 관리자가 하루에 한 번씩은 볼 수 있고 이런 과정에서 관리자는 사소한 미화원의 개인사를 확인할 수도 있어 친밀감을 유지할 수 있다는 부분에서 장점으로 작용할 것이다. 하지만 단점도 있다.

 

미화원들은 항상 본인의 물품을 가장 중요시하는 경향이 있어 아직 부족하지 않은 물품에 대한 공급을 요청, 전체 물품관리에 약간의 한계가 있을 수 있다. 그리고 약품의 경우 원액을 지급받아 직접 희석한다고 하지만 제시된 희석률을 지키지 못하는 경우도 발생할 수도 있다는 점을 주지해야한다. 어떤 물품의 지급 방법 등을 관리자는 면밀하게 숙지하고 현장에서 적합한 방법으로 모든 물품을 지급하는 것이 중요하다. 미화 자재의 관리측면에서 간접적인 품질검사와 미화원의 훈련 및 안전지침을 파악할 수 있다는 점을 인지하고 안전을 바탕으로 효과와 효율을 동시에 달성하는 창고관리와 보관관리를 할 수 있기를 바라며, 지금도 현장에서 코로나19 방어 업무를 하는 모든 청결산업체 관련 종사자들에게 응원과 감사의 인사를 전한다.

 

이경훈
ISSA KOREA 지부장 
ISSA(국제청결협회) Korea 이경훈 지부장은 미국 뉴욕, 뉴저지와 대한민국 서울에 위치한 건물환경개선 전문기업 대표, 세계청결협회 한국지부장으로 활동하고 있다.

 

 

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